Tải File excel quản lý bán hàng, kho, thu chi, công nợ, khách hàng - đơn giản, miễn phí

Bộ Công Cụ Hỗ Trợ Kinh Doanh Online và Quản Lý Bán Hàng Miễn Phí

File Excel quản lý đơn hàng

Việc sử dụng Excel để quản lý đơn hàng vô cùng hiệu quả và dễ quản lý tình trạng đơn hàng. Một File Excel quản lý đơn hàng hoàn chỉnh cần có đầy đủ những thông tin sau về đơn hàng:

• Mã số đơn hàng: Thông tin về mã đơn đặt hàng của từng khách hàng
• Loại đơn hàng: Loại đơn hàng sẽ được quy định theo đặc thù của mỗi khách hàng cụ thể và do chủ shop, chủ doanh nghiệp quy định
• Ngày đặt hàng: Thông tin ngày khách hàng đặt hàng
• Ngày dự kiến giao hàng: Thông tin ngày dự kiến sẽ giao hàng cho khách 
• Trạng thái: Tình trạng đơn hàng hiện tại chưa giao, đã giao hay bị huỷ
• Sản phẩm: Thông tin sản phẩm khách hàng đặt mua
• Số lượng: Số lượng sản phẩm khách hàng đặt mua
• Đơn giá: Giá tiền mỗi sản phẩm khách hàng đặt mua
• Phí ship: Tiền phí giao hàng của đơn hàng khách đặt
• Thành tiền: Tổng số tiền sản phẩm và phí ship
• Thanh toán: Số tiền khách hàng thanh toán cho đơn hàng
• Còn nợ: Số tiền của đơn hàng mà khách hàng còn nợ lại
• Nhân viên: Thông tin nhân viên nhận đơn hàng của khách
• Ghi chú: Những thông tin cần bổ sung thêm về đơn hàng

File Excel quản lý hàng hóa

Việc quản lý chi tiết các loại mặt hàng đang kinh doanh của cửa hàng, của doanh nghiệp là điều quan trọng vì bạn sẽ biết được mình đang bán những sản phẩm gì, số lượng nhập - xuất - tồn là bao nhiêu và giá thành ra sao. Lập File Excel quản lý hàng hoá là việc mà các chủ shop, chủ doanh nghiệp nên làm.

Thông tin cần có trong File Excel quản lý hàng hoá: Khi nhập File Excel quản lý hàng hóa – sản phẩm, bạn cần có đủ các thông tin cần thiết như

• Ngày tháng năm phát sinh giao dịch: Chi tiết ngày tháng năm nhập hàng/bán hàng
• Chứng từ giao dịch: Thông tin chứng từ nhập hàng, phiếu xuất hàng theo quy định của mỗi đơn vị
• Mã hàng hoá: Mã sản phẩm theo quy định trong danh mục hàng hoá của đơn vị
• Tên hàng hoá: Tên sản phẩm theo quy định trong danh mục hàng hoá của đơn vị
• Đơn vị tính: Đơn vị tính của từng loại mặt hàng đã quy định trong danh mục hàng hoá của đơn vị
• Đơn giá nhập: Đơn giá nhập của từng loại sản phẩm
• Đơn giá bán: Đơn giá bán của từng loại sản phẩm
• Số lượng nhập: Thông tin số lượng nhập của mỗi loại sản phẩm theo chứng từ nhập hàng
• Số lượng xuất: Thông tin số lượng xuất bán của sản phẩm theo phiếu xuất hàng
• Tồn kho ban đầu: Số lượng sản phẩm trước khi nhập hàng hay xuất bán
• Tồn kho sau nhập/bán: Số lượng sản phẩm còn sau khi nhập thêm hàng hay xuất bán hàng

Lưu ý: Để tránh nhầm lẫn khi quản lý hàng hoá với nhiều sản phẩm có cùng tính chất nhưng khác đặc điểm, bạn cần quy định tên sản phẩm và mã sản phẩm dễ dàng nhận biết và dễ hiểu nhất. Thống nhất trong cách đặt tên sản phẩm và mã sản phẩm sẽ giúp bạn quản lý chính xác dữ liệu hàng nhập về và xuất đi của từng loại hàng hoá trong cửa hàng, trong công ty.

File Excel quản lý khách hàng

Việc tạo file Excel để quản lý khách hàng sẽ giúp bạn chăm sóc khách hàng tốt hơn, nhận biết được khách hàng thân thiết để kịp thời có những chương trình ưu đãi dành cho họ. Để quản lý hiệu quả, file quản lý khách hàng cần bao gồm đầy đủ những thông tin sau:

• Họ tên khách hàng: Thông tin đầy đủ họ tên của mỗi khách hàng
• Tên liên lạc thường dùng: Tên thường gọi khi trao đổi với mỗi khách hàng
• Địa chỉ: Thông tin địa chỉ của khách hàng (bao gồm chi tiết số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện)
• Tỉnh/Thành: Thông tin Tỉnh/Thành cư trú của khách hàng trong địa chỉ liên hệ
• Ngày thánh năm sinh: Thông tin về ngày tháng năm sinh của khách hàng. Việc lưu giữ thông tin này sẽ giúp bạn tạo được chương trình ưu đãi như tặng phiếu quà tặng, giảm giá khi mua hàng cho những khách hàng thân thiết vào ngày sinh nhật của họ.
• Điện thoại: Số điện thoại liên hệ của mỗi khách hàng
• Email: Địa chỉ email liên hệ của mỗi khách hàng

Khách hàng chính là nguồn đem lại doanh thu và lợi nhuận trong bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào. Chính vì vậy, chăm sóc khách hàng sau khi đã mua sản phẩm, dịch vụ là việc mà chủ cửa hàng, chủ doanh nghiệp nên làm để giữ chân khách hàng, xây dựng được tệp khách hàng trung thành cho doanh nghiệp mình. 

File Excel quản lý kho

Đối với những doanh nghiệp kinh doanh thương mại hoặc chủ cửa hàng kinh doanh có lượng mã hàng lớn, việc quản lý được lượng hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được những vấn đề sau:

• Thất thoát hàng hóa
• Tỉ lệ hàng hỏng, hết hạn sử dụng, hàng hủy 
• Hướng xử lý hàng tồn kho để xoay vòng vốn kinh doanh hiệu quả

Vì vậy, quản lý kho bằng Excel sẽ giúp việc theo dõi tình hình hàng hoá trong kho dễ dàng và đơn giản hơn. File Excel quản lý kho cũng thuận tiện trong việc tùy chỉnh thiết kế thêm các báo cáo, tính năng giúp đáp ứng tốt nhất nhu cầu quản lý kho.

Thông tin cần có trong File Excel quản lý kho: Mẫu file quản lý kho đơn giản bằng Excel gồm các phần chính sau:

• Danh mục mặt hàng: Cần tạo một sheet riêng trên Excel để quản lý mọi thông tin cơ bản về tất cả các loại hàng hóa trong kho của bạn. Tạo sheet danh mục sẽ giúp bạn không phải nhập đi nhập lại tên và đơn vị tính của từng loại mặt hàng khi nhập hay xuất.
• Bảng kê nhập kho và xuất kho hàng hoá: Mọi giao dịch nhập hay xuất hàng hoá cần lưu đầy đủ những thông tin liên quan vào bảng kê nhập/xuất hàng hoá. Các chỉ tiêu quản lý cần có của bảng kê nhập/xuất hàng gồm: ngày tháng phát sinh giao dịch, số chứng từ, người mua/bán, mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, giá vốn hàng bán, ghi chú... Bạn có thể điều chỉnh thêm hay bớt các chỉ tiêu quản lý kho cho phù hợp với nhu cầu quản lý của mỗi doanh nghiệp, cửa hàng.
• Báo cáo nhập - xuất - tồn: Dựa trên thông tin của bảng kê nhập - xuất, bạn sẽ đặt công thức tính tổng hợp nhập - xuất - tồn trong Excel để tính toán các chỉ tiêu nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ cần thống kê, báo cáo. Bạn cần chú ý nhập số dư đầu kỳ để đảm bảo tính chính xác của số liệu nhé.

Lưu ý: Nhược điểm của quản lý kho bằng Excel chính là không đảm bảo được tính bảo mật trong quản lý số liệu, dễ bị nhầm lẫn hay sai sót khi dữ liệu không cập nhật thường xuyên.

File Excel quản lý công nợ

Công nợ theo cách hiểu đơn giản được gọi là các khoản phải thu khách hàng hoặc các khoản phải trả nhà cung cấp. Tùy theo bản chất của khoản công nợ mà ta phân loại ra thành công nợ phải thu và công nợ phải trả. Việc quản lý công nợ chính xác sẽ giúp chủ cửa hàng, chủ doanh nghiệp xác định được nợ phải trả, phải thu tương ứng với mỗi khách hàng. Từ đó, việc theo dõi và lên kế hoạch về công nợ sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn. Những thông tin cần có trong file Excel quản lý công nợ là:

• Danh mục khách hàng/ nhà cung cấp: Gồm có các thông tin liên quan đến khách hàng/ nhà cung cấp như mã khách hàng/nhà cung cấp, tên khách hàng/nhà cung cấp, phân loại khách hàng/nhà cung cấp, địa chỉ, số điện thoại, số liệu khi bắt đầu giao dịch,…
• Công nợ chi tiết: Nội dung công nợ chi tiết của từng đối tượng khách hàng, nhà cung cấp gồm những chỉ tiêu quản lý như ngày cập nhật, nội dung cập nhật, phải trả tăng, phải trả giảm, số dư, ghi chú...
• Báo cáo tổng hợp công nợ phải trả: bao gồm các thông tin sau STT, các nội dung liên quan đến sản phẩm và khách hàng/ nhà cũng cấp (tên gọi, mã hàng, cột phân loại khách hàng và nhà cung cấp), các thông tin dữ liệu về công nợ phải trả như phải trả bắt đầu, phải trả đầu kỳ, phải trả tăng, phải trả giảm, phải trả cuối kỳ,… 
• Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu: bao gồm các thông tin sau STT, các nội dung liên quan đến sản phẩm và khách hàng/ nhà cũng cấp (mã khách hàng, tên khách hàng), dư nợ và dư có đầu kỳ, phát sinh nợ và phát sinh có trong kỳ, dư nợ và dư có cuối kỳ.

File Excel quản lý thu chi

File Excel quản lý thu cho cho công ty, cửa hàng là một công cụ được sử dụng phổ biến và hiệu quả trong công việc quản lý thu chi tiền mặt. Lợi ích thiết thực khi quản lý thu chi bằng Excel là:

• Thống kê thu chi chi tiết theo từng hạng mục qua từng ngày, từng tuần, từng tháng giúp dễ dàng hơn trong việc quản lý, đánh giá tình hình thu chi.
• Tạo báo cáo tổng hợp tình hình thu chi hàng tháng cũng như báo cáo so sánh chi tiêu thực tế so với kế hoạch giúp cân đối thu chi hợp lý nhất.
• Có thể chủ động trong việc cập nhật số liệu nhanh chóng và thêm bớt danh mục theo nhu cầu.

Những nội dung cần có trong file Excel quản lý thu chi là:

• Thông tin chứng từ thu/chi: Số chứng từ, ngày tháng
• Thông tin thực hiện giao dịch: Họ tên người thực hiện giao dịch, thông tin liên hệ, diễn giải nội dung giao dịch
• Thông tin về tài khoản phát sinh: Thu/chi, nội dung, số tiền, ghi chú (nếu có)

Hạn chế trong việc quản lý thu chi bằng Excel chính là bạn cần phải am hiểu và thành thạo cách sử dụng công thức và các hàm trong Excel bởi các hàm và công thức của nó sẽ khá phức tạp. Ngoài ra, tính bảo mật không cao, dễ bị mất file cũng là điểm yếu của việc sử dụng Excel trong quản lý thu chi.