Hướng dẫn kinh doanh quán cafe từ A - Z

Đi vòng quanh thành phố Sài Gòn bạn có thể thấy có rất nhiều quán cà phê từ cao cấp sang trọng có thương hiệu cho đến những quán nhỏ bình dân trên nhiều cung đường của thành phố này. Điều này cho thấy kinh doanh quán cafe hiện nay rất phổ biến và cũng dễ thực hiện. Vậy để kinh doanh quán cafe cần bao nhiêu vốn? Quả là một câu hỏi khó trả lời chính xác phải không. Tuy nhiên, bạn cũng có thể tính toán số vốn bạn cần cũng như quy mô quán cafe phù hợp với khả năng kinh tế của bạn qua việc tham khảo những chi phí cần thiết sau:

• Chi phí mặt bằng: Để kinh doanh quán cafe, việc đầu tiên là bạn cần tìm mặt bằng. Tuỳ thuộc vào vị trí khu vực mở quán, diện tích mặt bằng mà chi phí thuê sẽ khác nhau. Ngoài ra, bạn cũng cần tính đến tiền đặt cọc thuê mặt bằng nữa nhé. Chi phí thuê mặt bằng dự tính sẽ khoảng tầm 40 - 60 triệu.
• Chi phí sửa chữa, trang trí quán: Sau khi đã thuê được mặt bằng rồi, bạn cũng cần phải sửa chữa và trang trí lại quán theo phong cách quán cafe mà bạn mong muốn cũng như lắp đặt lại hệ thống điện nước cho phù hợp, tiện sử dụng. Chi phí này sẽ vào khoảng 25 - 35 triệu tuỳ theo bạn sửa chữa nhiều hay ít và sử dụng vật liệu trang trí như thế nào.
• Chi phí mua sắm trang thiết bị cho quán cafe: Để đi vào hoạt động, tất nhiên bạn sẽ cần mua các trang thiết bị cần thiết phục vụ cho việc pha chế và phục vụ khách hàng. Có nhiều trang thiết bị và vật dụng mà bạn cần mua sắm như: quầy pha chế, máy pha cà phê, máy xay, bình hoặc máy đánh kem, bàn ghế, cốc, chén, ly, hệ thống đèn chiếu sáng... Bạn nên lựa chọn những máy móc, trang thiết bị tốt thì sẽ tiết kiệm được chi phí sửa chữa khi hỏng hóc trong quá trình sử dụng nhé. Chi phí này được xem là một khoản chi phí lớn trong số các chi phí mở quán cafe, nên tuỳ theo khả năng mà bạn cần lựa chọn kinh doanh quy mô quán cà phê cho thích hợp. 
• Chi phí mua nguyên liệu: Để bắt đầu kinh doanh, bạn cũng cần chi tiền cho việc mua sắm nguyên vật liệu ban đầu. Thông thường, chi phí này không nên vượt quá 25-40% doanh thu. Để kinh doanh cà phê thì không thể nào thiếu được các loại cà phê, đường, sữa, siro,…và các loại  nước, trái cây, một số đồ ăn vặt. Ước tính khoản chi cho nguyên vật liệu ban đầu là khoảng 10 triệu đồng.
• Các loại chi phí khác: Ngoài những chi phí đầu tư trang bị cho quán cafe, bạn cũng cần tiền cho các khoản chi phí khác như: chi phí thuê nhân viên, chi phí duy trì quán thời gian đầu kinh doanh (điện, nước, Internet, quà tặng, quảng cáo) và một số khoản chi phí phát sinh mà bạn có thể không tính toán trước được (việc phải in lại menu, may đồng phục cho nhân viên, chi phí sửa chữa thiết bị hỏng….).

1. Đăng ký kinh doanh: Để quán cafe có thể đi vào hoạt động theo đúng quy định thì bạn cần phải xin giấy phép kinh doanh quán cafe. Bạn có thể lựa chọn 2 hình thức đăng ký kinh doanh là: thành lập công ty hoặc đăng ký hộ kinh doanh cá thể.

Đăng ký kinh doanh quán cafe với hình thức hộ kinh doanh

Hồ sơ bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh, gồm các nội dung sau: Tên hộ kinh doanh, địa điểm, số điện thoại; Họ tên, chữ ký, địa chỉ cư trú, chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước người đứng đầu hộ kinh doanh; Ngành nghề kinh doanh (thực phẩm); Số vốn kinh doanh; Số lao động sử dụng;
• Bản sao giấy chứng minh nhân dân của các cá nhân tham gia hộ kinh doanh cá thể hoặc người đại diện hộ gia đình;
• Biên bản họp nhóm cá nhân về việc thành lập hộ kinh doanh cá thể đối với trường hợp hộ kinh doanh do một nhóm cá nhân thành lập.

Đăng ký kinh doanh quán cafe với hình thức công ty

Hồ sơ bao gồm:

• Danh sách cổ đông hay thành viên công ty;
• Chứng minh nhân dân, thẻ căn cước, hộ chiếu bản sao hay giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, quyết định thành lập…
• Giấy đề nghị được cấp giấy phép đăng ký doanh nghiệp;
• Điều lệ công ty;
• Các loại giấy phép hành nghề theo lĩnh vực kinh doanh. 

2. Xin giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm: Bởi vì cafe thuộc về thực phẩm ăn uống nên sau khi xin được giấy phép kinh doanh quán cafe, bạn cũng cần có giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm nữa nhé.

Hồ sơ xin giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm gồm những loại giấy tờ sau:

• Đơn đề nghị cấp giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm;
• Giấy phép đăng ký kinh doanh có đăng ký ngành nghề kinh doanh thực phẩm (bản sao có chứng thực);
• Bản vẽ sơ đồ thiết kế mặt bằng cơ sở;
• Bản vẽ sơ đồ thiết kế mặt bằng xung quanh;
• Sơ đồ quy trình sản xuất thực phẩm hoặc quy trình phân phối;
• Bản thuyết minh trang thiết bị, cơ sở vật chất, dụng cụ của cơ sở;
• Giấy xác nhận kiến thức an toàn thực phẩm của chủ cơ sở và người quản lý;
• Giấy xác nhận của chủ cơ sở và người quản lý trực tiếp của cơ sở. 

Bạn có ý định mở quán cafe và đang tìm hiểu mô hình quán cafe phù hợp với điều kiện kinh doanh của mình. Sau đây là một vài gợi ý về các mô hình quán cafe thịnh hành hiện nay để bạn tham khảo thêm

Quán cafe truyền thống: Đây chính là kiểu quán cafe bình dân, tận dụng vỉa hè rộng, bóng mát của tán cây bên đường làm nơi phục vụ khách hàng. Mô hình quán cafe này đã có từ lâu đời nhưng vẫn luôn là lựa chọn khá hot cho những ai muốn kinh doanh quán cafe nhưng có số vốn ít. Chi phí đầu tư cho quán cafe dạng này không quá tốn kém vì trang trí và vật dụng trong quán khá đơn giản. Tuy nhiên, để thu hút và duy trì lượng khách ổn định bạn cần đảm bảo chất lượng cà phê. Bạn nên sử dụng những loại cafe nguyên chất, thơm ngon để tạo ra hương vị đặc trưng riêng của quán.

Quán cafe nhượng quyền thương hiệu: Hiện có rất nhiều thương hiệu cafe nổi tiếng cho phép nhượng quyền thương hiệu. Ưu điểm khi kinh doanh mô hình quán cafe này là bạn sẽ không mất nhiều thời gian suy nghĩ cho khâu thiết kế phong cách quán, chọn nội thất hay chọn nhà cung cấp cà phê. Hơn thế nữa, với thương hiệu đã có, bạn sẽ nhanh chóng có được lượng khách ổn định. Tuy nhiên, nếu kinh doanh quán cafe với mô hình này, bạn sẽ phụ thuộc khá nhiều vào mô hình kinh doanh đã có của thương hiệu đó. 

Quán cafe sân vườn: Mô hình quán cà phê sân vườn phù hợp với khách hàng yêu thích không gian mở và thoáng đãng. Đầu tư quán cafe với mô hình này bạn cần tìm được mặt bằng rộng rãi với nhiều cây xanh. Vì vậy, mô hình kinh doanh cafe này thích hợp cho khu vực ngoại ô hơn là tại các trung tâm thành phố.

Quán cafe sân thượng: Còn gì tuyệt vời bằng việc vừa nhâm nhi thưởng thức ly cà phê thơm ngon vừa được ngắm nhìn quang cảnh thành phố. Với việc lựa chọn view đẹp cùng khung cảnh thoáng đãng và mát mẻ, trang trí quán theo phong cách lãng mạn, thơ mộng là bạn có thể thành công bước đầu khi kinh doanh quán cafe theo mô hình này. Tuy nhiên bạn cũng cần quan tâm đến việc trang bị mái che cho quán, các bảng hiệu quảng cáo và lối đi thuận tiện cho khách hàng để việc tiếp đón và phục vụ khách được hiệu quả hơn.

Quán cafe thú cưng: Hình thức kinh doanh quán cafe này chỉ mới xuất hiện một vài năm gần đây nhưng khá thu hút các bạn trẻ. Để kinh doanh quán cafe theo mô hình này, bạn cần có kha khá số lượng thú cưng cũng như không gian đủ rộng để khách hàng có thể vui đùa với các bé thú cưng. Ngoài ra bạn cũng cần tính toán đến việc giữ vệ sinh, khám thú y định kỳ và mua thực phẩm cho các thú cưng nữa nhé.

Quán cafe Acoustic: Cà phê Acoustic hay còn gọi là quán cafe nghe nhạc sống. Đây là một trong những “gu” cà phê phổ biến nhất trong giới trẻ. Khi đến quán cà phê này, bạn không chỉ có thể thưởng thức tách cà phê đậm đà mà còn có thể thả mình du dương theo những điệu nhạc. Để kinh doanh thành công quán cafe theo mô hình này bạn cần chọn những mặt bằng cho phép việc ca hát hoặc lắp đặt cách âm để tránh ảnh hưởng đến khu vực xung quanh. Ngoài ra, bạn phải đầu tư một dàn âm thanh tốt và tìm ban nhạc acoustic hay để giữ chân khách hàng.

Quán cafe Vintage: Phong cách vintage trong những năm gần đây đang được rất nhiều người lựa chọn. Nét cổ kính, quyến rũ nhưng không kém phần thẩm mỹ chắc chắn với ý tưởng mở quán cà phê này sẽ mang đến cho bạn một lượng doanh thu đáng kể. Đối tượng khách hàng chủ yếu lựa chọn vintage là giới trẻ, những người có xu hướng nghệ thuật cao.

Quán cafe võng: Cà phê võng chính là sự lựa chọn hợp lý khi bạn muốn có một mô hình quán cafe bình dân. Quán cafe võng là nơi thích hợp để thư giãn, nghỉ ngơi và tận hưởng những loại thức uống thơm ngon. Để thu hút khách, bạn phải biết thiết kế sao cho bắt mắt, gần gũi, tạo được không gian thoải mái nhất cho khách khi ghé vào nghỉ chân. Quán cafe võng rất thích hợp ở các tuyến đường quốc lộ, đường tỉnh… nơi có nhiều hành khách qua lại. Đối tượng khách hàng chính của quán chính là người đi phượt, chạy xe đường dài.

Bạn có thể thấy khắp các nẻo đường thành phố Sài Gòn các quán cafe với đủ phong cách mọc lên khá nhiều trên những con phố trung tâm sầm uất cho đến những con hẻm nhỏ. Chắc bạn cũng tự hỏi không lẽ kinh doanh quán cafe đem lại lợi nhuận cao đến nỗi hấp dẫn nhiều người kinh doanh loại hình này đến vậy? 

Một lẽ đương nhiên là dù kinh doanh bất cứ mặt hàng nào, lợi nhuận cũng là yếu tố quan tâm hàng đầu khi đầu tư. Với kinh doanh quán cafe cũng vậy, có nhiều yếu tố sẽ ảnh hưởng đến sự thành bại khi kinh doanh, việc tìm mặt bằng kinh doanh chính là yếu tố đầu tiên và rất quan trọng. Vậy tìm mặt bằng mở quán cafe như thế nào hiệu quả? 

Xác định mô hình quán cafe bạn muốn kinh doanh

Để tìm được mặt bằng thích hợp, bạn cần xác định được mình muốn kinh doanh quán cafe theo mô hình nào? Ví dụ, nếu kinh doanh cafe sân vườn thì chắc chắn địa điểm cần rộng rãi, nhiều cây xanh nên mặt bằng kinh doanh không thể ở trong khu trung tâm thành phố đông đúc và chật chội được.

Những chi tiết cần chú ý khi thuê mặt bằng quán cafe

• Vị trí mặt bằng: Bạn nên tìm kiếm mặt bằng ở những nơi gần công sở, khu văn phòng, trường đại học... vì những nơi này bạn sẽ dễ có khách hàng hơn. Những mặt bằng với vị trí thích hợp và có vỉa hè rộng, thoáng đãng cũng là địa điểm tốt để mở quán. Bạn cũng không nên chọn mặt bằng trên một con đường đã có các quán cafe trước trừ khi mặt bằng của bạn ngay góc hẻm, vị trí view đẹp, vì chọn mở quán cafe nơi này nghĩa là bạn cần có sự khác biệt cho quán của bạn để dễ thu hút khách cũng như cần xác định bạn sẽ phải chia sẻ lượng khách ở khu vực đó.
• Diện tích mặt bằng: Việc lựa chọn diện tích mặt bằng lớn hay nhỏ phụ thuộc vào hình thức kinh doanh quán cafe và khả năng tài chính của bạn. Dù mặt bằng lớn hay nhỏ, bạn cũng cần đảm bảo được các tiện nghi như nhà vệ sinh, nơi giữ xe...
• Mật độ người qua lại: Ít hay nhiều? Khu vực đông đúc hay vắng vẻ, dòng người di chuyển nhanh hay chậm? Lưu lượng người đi bộ thế nào?... Chính là những yếu tố mà bạn cần quan sát trước khi quyết định thuê mặt bằng nhé.
• An ninh trật tự: Vị trí có tình hình an ninh tốt cũng là điểm cộng để bạn lựa chọn vì sẽ hạn chế được nạn trộm cắp, mất xe khách... gây khó khăn cho việc kinh doanh.
• Hiện trạng mặt bằng: Tuỳ theo mô hình quán cafe của bạn mà bạn nên cân nhắc lựa chọn mặt bằng nào có hiện trạng có thể ít tốn kém chi phí cải tạo sửa chữa nhất. Tiết kiệm được chi phí này sẽ giúp bạn đầu tư vào chất lượng quán tốt hơn để thu hút khách.
• Giá thuê mặt bằng: Bạn cũng cần cân nhắc yếu tố giá thuê có mắc hơn so với những vị trí thuê khác của khu vực xung quanh không để có thể thương lượng với chủ thuê cho hợp lý.
• Thời gian thuê mặt bằng: Nếu chủ thuê chỉ cho thuê trong thời gian ngắn thì việc kinh doanh của bạn sẽ khó thu hồi vốn đầu tư. Bạn phải tốn nhiều chi phí để mở quán cafe nhưng chỉ kinh doanh trong thời gian ngắn lại phải trả mặt bằng thì khoản thu được có thể sẽ không đủ bù cho những chi phí bạn bỏ ra thì nói chi đến lợi nhuận.

Quản lý nhân sự chuyên nghiệp để kinh doanh hiệu quả luôn là vấn đề quan trọng dù bạn hoạt động kinh doanh trong bất kỳ lĩnh vực nào. Việc kinh doanh quán cafe cũng vậy, bạn mở một quán cafe thì dễ nhưng làm sao để duy trì và phát triển được thì thật chẳng dễ dàng chút nào. Ngoài việc luôn đảm bảo chất lượng của các sản phẩm kinh doanh trong quán, việc quản lý nhân viên để duy trì hoạt động quán ổn định cũng là vấn đề mà bạn cần quan tâm. 

Có một thực tế là những công việc tại quán cafe thường được cho là việc làm tạm thời, việc làm thêm nên nhân viên có thể nghỉ việc đột xuất hay làm việc thiếu trách nhiệm là điều có thể xảy ra. Thái độ làm việc thiếu nghiêm túc của nhân viên cũng phần nào ảnh hưởng đến uy tín của quán và hiệu quả kinh doanh. Vậy để quản lý nhân sự quán cafe tốt, bạn có thể xem xét thực hiện những việc sau:

• Xác định rõ trách nhiệm công việc với nhân viên: Khi nhận nhân viên vào làm, bạn cần nêu rõ trách nhiệm, nghĩa vụ công việc cụ thể cũng như những quyền lợi về lương thưởng phạt mà nhân viên sẽ được hưởng. Nên thoả thuận rõ về chính sách chi trả lương hợp lý để đảm bảo nhân viên của bạn sẽ không nghỉ việc mà không báo trước. Bạn có thể thống nhất với nhân viên là sẽ giữ lại một số ngày lương của nhân viên để làm mức tiền phạt nếu nhân viên đột ngột nghỉ việc mà không thông báo trước theo quy định của quán. Bạn cũng lưu ý là số ngày lương tạm giữ lại phải tuân theo đúng quy định của pháp luật lao động nhé.
• Áp dụng phương pháp tính lương công bằng đối với các nhân viên: Thông thường việc làm tại quán cafe thường áp dụng cách tính lương theo giờ công. Vì vậy để đảm bảo sự công bằng giữa các nhân viên trong quán, bạn nên áp dụng chấm công bằng máy chấm công. Phương pháp này sẽ giúp bạn kiểm soát được chính xác số giờ làm việc của từng nhân viên để tính lương, nhân viên có ý thức làm việc đúng giờ và còn thể hiện được sự chuyên nghiệp trong quản lý của quán.
• Xây dựng tài liệu đào tạo nhân viên: Nhân sự quán cafe có đặc thù là thường xuyên thay đổi. Vì vậy làm sao cho nhân viên mới tiếp nhận công việc một cách dễ dàng và nhanh chóng có thể làm việc ngay là việc nên làm. Bạn nên xây dựng tài liệu đào tạo nhân viên với đầy đủ mô tả công việc, quy trình tác nghiệp, văn hóa phục vụ thật cụ thể. Tài liệu đào tạo này cũng không cần quá phức tạp, chỉ cần đơn giản, dễ hiểu, dễ nắm bắt, dễ thực hiện là bạn đã có thể training nhân viên mới thành công.